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浅谈国调系统档案资源的共享与互通_中国信息报
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更新时间:2018年07月10日 08:38:56

浅谈国调系统档案资源的共享与互通

□  董学慧/文
 
    科学规范地做好档案管理工作是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。国调系统是一个较为年轻的机构,在档案管理的思维理念上、档案资料的收集整理上、档案资源的共享与互通等方面都还有待完善和加强。在移动互联网、大数据、社交网络、物联网、云计算等IT新技术强力快速发展的时代背景下,国调系统档案管理必须改变旧模式下单一、分散、区域局域网现状,大胆运用新技术,实现国调系统档案资源的共享与互通。
    实现共享与互通的必要性
    调查事业快速发展,使国调系统档案资源共享与互通的需求更加迫切。国调系统肩负着为政府决策及社会需求提供城市、农村社会经济调查信息和企业调查信息,授权范围内常规统计调查、专项统计调查、快速反应制度调查、重大经济社会问题调查、经济分析研究、统计信息咨询服务和完成上级交办的其他工作之责。调查事业伴随社会进步和新技术的发展持续进步,将国调系统档案资源进行整合,实现档案资源共享与互通,便于使用成为目前档案工作的迫切要求。
    信息时代突飞猛进,档案资源共享与互通已经成为时代发展的必然趋势。在信息时代,档案信息的来源渠道更加广泛,内容更加丰富,不同语言、地域、群体及个人的档案信息纷繁复杂,社会公众对调查档案资源的利用需求增加,但面对纷繁复杂的档案资源,很难从中找到有用的信息,档案资源的利用效率大打折扣,科学合理整合档案资源,将内容集中化、查阅途径多样化,让档案资源的利用便捷化成为必然趋势。
    科学技术不断革新,推动档案资源共享与互通。档案资源共享与互通,赖以进行的基础和前提是大数据、云计算、移动互联网、社交网络、物联网等新技术和设备。因此,应充分利用科学技术,在设备上加大投入,推进档案管理能力,提升服务水平,以便为调查系统之间、调查系统与外界系统间的融入提供智力引擎。
    实现共享与互通中存在的问题
    管理模式相对落后。传统档案管理模式相对落后,结构单一、信息量小,在社会大范围内不能做到真正意义上的档案资源共享,造成档案资源孤立、封闭,没有合适的使用途径。
    管理者视野欠开阔。档案信息纷繁复杂,调查队所设立的档案室在人员配备上往往无法实行专人专管,很多都是身兼数职,手头事项繁杂,主要精力用于日常事务,难以静下心来好好思考档案的管理问题,仅在档案编目、存储上已力不从心,在档案资源挖掘方面没有深入的思考,导致管理视野狭窄。
    共享途径较为不畅。各市、县调查队虽都在建立相应的档案数据库,但在机制不完善的情况下,共享与互通的效果不理想,目前还停留在各级国调队之间档案资源“各自为政”的格局,信息资源区域内封闭。
    人才配置有待加强。档案资源的共享与互通,需要专业素质高、知识面广的复合型专业人才。目前国调队档案专业人才、信息技术人才、档案管理人员的现代科学技术和能力还偏低,在实现档案资源的共享与互通方面还缺乏人才支撑。
    科技水平参差不齐。近年来,国调队档案管理都在积极向信息化管理的方向发展,但在信息化模式、途径、经费、人力投入等方面差异大,纸质档案数字化管理效能低,距离档案资源共享与互通还存在较大差距。
    实现共享与互通的路径
    统一档案管理标准模式。要实现档案资源共享与互通,就要为档案的管理制定明确、统一的管理标准,这是实现档案资源共享与互通的基础和前提。目前国调系统在档案管理中还尚未完全形成统一的标准,“各自为政”的现象比较突出。要实现档案资源共享与互通,须尽快打破管理上分散的状态,整合成统一标准的、规范性的档案模式。
    实行信息数字化与网络化。档案管理信息的数字化,一方面包括纸质档案、文献资料的数字化,照片等图文资料的数字化;另一方面包括录音、录像等媒体档案的数字化,对这些档案进行数字化的转换。因为这些档案的性质、载体不同,管理上难度大,采用传统的档案管理模式无法满足查档需求。对这些零碎多样的档案,管理上要实现数字化转换,用专业的设备与转换器将其转化为便于查阅与存储的数字化形式。
    借助专业性的管理软件。实现档案信息管理与档案查询利用的共享与互通,最重要的任务就是实现档案资源的数字化转换。首要的是建立档案信息管理与档案的查询利用之间的互联互通,在建立两者之间联系时需要借助专业的档案管理软件与管理系统。目前国家统计局恩施州调查队的档案管理主要包括档案信息的记录、档案信息的检索、档案信息的统计、档案信息的存储,而在档案管理系统中最为核心的部分是档案的查与用,要实现档案资源的共享与互通,最关键的是要设计和使用好合适的档案管理软件。
    强化部门相互协作。档案管理除了方便检索与查阅外,要做好档案资源的共享与互通,需要衔接好国调系统档案部门与各业务部门、与外界档案系统之间的关系,在档案系统的设计和使用上做好早谋划、早打算,从而在具体的档案管理环节、资源共享与互通上实现“信息多跑路、群众少跑腿”。
    转变档案管理传统观念。在众人眼中,档案管理工作是一项简单的、无技术含量,仅是保管、存放的工作,这也许与档案工作难以直接产生社会效益有关。但在“互联网+”的时代背景下,技术革命颠覆了人们的认识观念和行为模式,档案资源能否共享互通,首先在思想理念上已经趋于共识,无论员工还是领导,普遍认为档案资源共享互通是必要的、可行的。在档案管理中包括计算机、非线性高速扫描仪、数字化的存储设备、数据资源库、数据网络连接器等配备上要紧跟时代步伐。
    打造高素质的管理队伍。在国调队档案管理中,占据主体地位的是档案管理人员,档案管理人员的管理水平与综合管理素质影响着档案的管理效果,也决定着档案管理水平的高低。要实现档案资源共享与互通,一要做好档案管理人员的培养,从档案管理人员的专业管理技能、职能道德素养、个人品格魅力等方面进行全面的培训与指导,采取走出去、请进来等多种方式进行;二要在国调系统建立科学、完善的档案管理培训体系,有计划、有针对性地进行培训,培训内容要全面,培训方式要合理,重点培养调查队档案管理人员的现代档案管理知识、计算机网络使用技术、档案法的有关规定等,既有理论知识的教育与指导,又有操作能力的演示与示范;三要在进行档案数据库建设时着力打造一支高素质的档案管理队伍,使档案管理人员在短时间内,以最佳的工作状态融入到国调队档案管理中。经过专门培训的档案管理人员掌握最先进的档案管理方式,以满足档案管理需要,最终实现档案资源的共享与互通。
    加强档案安全管理技术。档案资源在共享与互通,带来便捷的同时,也存在安全隐患。因此,应从以下两个方面进行防御。一是对档案管理人员进行专门的上岗培训,加强档案安全意识的教育,避免个人的工作失误。认真做好对计算机网络黑客的有效监控与防御,定期检查计算机网络设备,保障档案信息的安全使用。二是做好保密性与开放性的管控。档案资源的共享与互通,初衷在于便捷使用,但档案资源有其保密性,在便捷运用中,要注意把握档案资源的特殊性,注意将具有隐私性、保密性强的信息作加工处理,确保档案资源不出现安全问题。
(作者单位:国家统计局恩施州调查队)
 
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