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善于钻研的“小能手”_中国信息报
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更新时间:2019年04月28日 08:54:56

善于钻研的“小能手”

——记国家统计局办公室杜欣
■ 本报记者 邓艳青 

    第一眼看到杜欣时,觉得她是一个窈窕纤细、有着甜美笑容的小姑娘,但是感受了她的工作状态后,才发现她个性中的“风风火火”和敏捷干练:不停地接听咨询电话,小步跑着收发文件,时刻想着如何把文电工作做得更有效率。经过更深入地了解,记者发现她还很善于发明一些“小窍门”,将繁重纷杂的工作做得有声有色。
    国家统计局办公室文电机要处作为文件流转的枢纽、沟通内外的桥梁、展现工作的窗口,工作责任大、任务重、头绪多,时效性强、标准要求高,不仅要求工作人员具备强烈的责任意识,还有深厚的业务素养,更要严守规矩底线。
    杜欣从2013年来局后就在文电机要处工作。几年来,她对文电工作感受最深的是责任很重、节奏很快。
    说到责任重,是因为公文处理工作步骤多、标准高、影响深远,需要非常细心,于细微处见精神。比如公文核稿,大到行文规则,小到文字表述,甚至每个标点符号使用,都需要反复审核,容不得半点马虎。
    说到节奏快,是因为文电机要处承担着整个国家统计局公文登记、拟办、审核、流转以及管理服务的功能,工作量大,限时件和特急件也很多。办不完的文件、响不停的电话、加不完的班是文电机要处的工作常态。所以,为了适应这种节奏,杜欣不仅工作起来敏捷干练严谨负责、加班加点毫无怨言,更是在如何快而有序地工作、提高效率上不断探索求新。
    文电机要处的工作,每天都会和Word、Excel等办公软件“打交道”,有一些需要经常做但又比较繁琐的操作,会占用很多工作时间和精力。杜欣平时经常研究怎样才能简化一些日常操作,减少重复劳动,提高工作效率。比如,文电机要处每天都会收到很多其他部门的来文,需要逐一登记并提出办理建议,在Excel中生成并打印出“收文批办单”,经过主任正式批办后呈报局领导或分发给各司级单位办理。过去,为了记录批办情况,每份“收文批办单”都单独形成一个Excel表格进行保存。由于文件量很大,会导致查询或修改的时候很麻烦,要逐个翻查相应收文日期的所有Excel工作表,才能找到需要的文件批办记录。后来,杜欣通过自学Excel的VBA工具,设计制作了一个小程序,能够将每次填写的“收文批办单”信息自动保存成目录式的文件记录。这样,只用一个表格就能保存所有文件的信息,查询起来就方便多了,这个程序极大地提高了办公效率。
    文电机要处还有一项工作,就是要及时将网上最新的政策文件保存为Word文档,在国家统计局政务办公平台中转发,由于网页文字较小,在Word文件里不易阅读,需要花费大量时间重新编辑排版。杜欣制作了一个小工具,实现了一键格式编辑,提高了这项工作的便捷性。
    从事文电工作的5年多时间里,杜欣坦言自己收获很大。做文电工作不只掌握很多公文处理的相关知识,也有机会了解局内各个业务单位的工作情况,确实很“长见识”,能力也随之提高了。她的努力和勤奋得到了领导及同事的认可, 因此获得了很多荣誉,给她奋斗的青春画板上又添上了灿烂的一笔。

 
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